İzin Talep Onay ve Bordro Devam Raporu n8n Otomasyonu

İzin Talep Onay ve Bordro Devam Raporu n8n Otomasyonu, insan kaynakları departmanları, KOBİ’ler, kurumsal şirketler ve bordro süreçlerini düzenli yönetmek isteyen işletmeler için hazırlanmış profesyonel bir İK otomasyonudur. Bu otomasyon, çalışanların yıllık izin, mazeret izni veya ücretsiz izin taleplerini otomatik olarak işler ve onay sürecini sistematik hale getirir.

Çalışan izin talep formu doldurduğunda Webhook Trigger çalışır. Sistem; çalışan adı, e-posta, departman, izin türü, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve toplam gün bilgilerini alır. Ardından Google Sheets üzerinden çalışanın kalan izin bakiyesi kontrol edilir. Yeterli izin bakiyesi yoksa çalışana otomatik bilgilendirme e-postası gönderilir ve süreç sonlandırılır.

Yeterli bakiye varsa çalışanın yöneticisine Gmail üzerinden onay talebi gönderilir. E-postada çalışan adı, izin tarihleri, izin türü ve onay/ret seçenekleri yer alır. Sistem yönetici yanıtını 24 saat bekler. Onay verilirse izin kaydı oluşturulur, izin bakiyesinden ilgili günler düşülür ve Google Calendar üzerinde çalışan ile departman takvimine izin etkinliği eklenir.

Çalışana onaylanan izin tarihleri, kalan izin bakiyesi ve bilgilendirme içeren e-posta gönderilir. İK uzmanına Telegram üzerinden izin onay özeti iletilir. Yönetici yanıt vermezse veya talep reddedilirse İK uzmanına manuel müdahale için Telegram bildirimi gönderilir.

Otomasyon ayrıca her ayın 28’inde bordro hazırlığı için devam ve izin raporu oluşturur. Tüm çalışanların o ayki çalışma günleri, izin günleri, izin türü dağılımları, mazeret kayıtları ve fazla mesai verileri Google Sheets’ten çekilir. OpenAI node bu verileri düzenleyerek bordro departmanına gönderilecek aylık devam raporunu hazırlar. Gmail ile bordro departmanına rapor gönderilir ve İK yöneticisine Telegram üzerinden bilgilendirme yapılır.

Bu n8n insan kaynakları otomasyonu, izin yönetimini kolaylaştırır, izin bakiyelerini güncel tutar, bordro sürecine doğru veri sağlar ve İK ekiplerinin manuel takip yükünü azaltır.