Fatura Ödeme Takip ve Tahsilat Hatırlatma n8n Otomasyonu

Fatura Ödeme Takip ve Tahsilat Hatırlatma n8n Otomasyonu, muhasebe ekipleri, KOBİ’ler, ajanslar, danışmanlık firmaları ve düzenli fatura kesen işletmeler için hazırlanmış profesyonel bir finans otomasyonudur. Bu otomasyon, her gün belirlenen saatte çalışarak Paraşüt API üzerinden tüm açık faturaları kontrol eder ve ödeme durumlarını sistematik şekilde takip eder.

Sistem; müşteri adı, e-posta, fatura numarası, tutar, vade tarihi ve ödeme durumu bilgilerini alır. Ardından JavaScript Code Node ile faturaları vade durumlarına göre gruplandırır. Faturalar; 7 gün kaldı, 3 gün kaldı, bugün son gün, 1-7 gün gecikti ve 7 günden fazla gecikti gibi kategorilere ayrılır. Böylece her müşteri için doğru zamanda, doğru tonda ve uygun seviyede ödeme hatırlatması gönderilir.

OpenAI node, fatura grubuna göre profesyonel, ilişkiyi zedelemeyen ancak net ödeme hatırlatma e-postaları oluşturur. 7 gün kalan faturalar için nazik bilgilendirme, 3 gün kalan faturalar için daha belirgin hatırlatma, bugün son gün olan faturalar için son gün uyarısı, geciken faturalar için resmi bildirim ve kritik faturalar için acil tahsilat mesajı hazırlanır.

Gmail node ile müşterilere otomatik e-posta gönderilir. Gönderilen hatırlatma tarihi ve e-posta içeriği Google Sheets üzerinde fatura kaydına işlenir. Bugün son gün, gecikmiş veya kritik faturalar için muhasebeciye ya da yöneticiye Telegram bildirimi gönderilir. 30 günden fazla geciken faturalar için hukuki süreç uyarısı içeren son ihtarname taslağı hazırlanır ve muhasebe yöneticisine onaya sunulur.

Gün sonunda Telegram üzerinden toplam açık fatura sayısı, toplam açık tutar, geciken fatura sayısı ve kritik tahsilat kayıtlarını içeren günlük özet bildirim gönderilir. Bu n8n finans otomasyonu, tahsilat süreçlerini düzenli hale getirir, geciken ödemeleri azaltır ve işletmelerin nakit akışını daha kontrollü yönetmesine yardımcı olur.